Teletrabajo y registro de jornada: cómo fichar a distancia

Teletrabajar no exime de registrar

El registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores se aplica a todos los trabajadores, trabajen donde trabajen. La guía del Ministerio de Trabajo lo dice expresamente para el trabajo a distancia y el teletrabajo, y la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia lo refuerza con un derecho propio.

Su artículo 14 reconoce el derecho a un registro horario adecuado: el sistema de registro, regulado según el artículo 34.9 y lo que diga la negociación colectiva, debe reflejar fielmente el tiempo que la persona dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, e incluir, entre otros datos, el momento de inicio y de finalización de la jornada.

A quién se aplica la Ley 10/2021

La Ley 10/2021 se aplica al trabajo a distancia regular: el que, en un periodo de referencia de tres meses, supone al menos el 30 % de la jornada (o el porcentaje proporcional en contratos más cortos). Ese trabajo a distancia tiene que pactarse por escrito en un acuerdo de trabajo a distancia que, entre otras cosas, recoge el horario y las reglas de disponibilidad, el porcentaje y la distribución entre trabajo presencial y a distancia, los medios que pone la empresa y los mecanismos de control de la actividad.

Si alguien teletrabaja de forma ocasional, por debajo de ese porcentaje, no se aplica toda la Ley 10/2021, pero sí el registro diario del Estatuto, como a cualquier trabajador.

Horario flexible y registro

El artículo 13 de la Ley 10/2021 permite que, respetando el tiempo de disponibilidad obligatoria y la normativa de jornada y descanso, la persona que trabaja a distancia flexibilice su horario en los términos del acuerdo y del convenio.

El registro no está reñido con eso. Al contrario, es lo que permite comprobar que la flexibilidad no se convierte en jornadas interminables. Según el Ministerio, cuando hay horario flexible con cómputo semanal o mensual, el registro se sigue haciendo a diario, pero el cumplimiento de la jornada se valora en el periodo pactado: un día de nueve horas compensado con otro de siete no es una hora extra. Si al final del periodo sí hay exceso, se aplican las reglas de horas extra.

Las pausas merecen atención: en casa es habitual interrumpir la jornada. Si no se registran, el tiempo entre la entrada y la salida puede considerarse trabajo efectivo. Lo más claro es fichar el inicio y el fin de cada pausa no retribuida.

Cómo fichar a distancia

El Ministerio admite «registros telemáticos o similares» y, si así se regula en convenio o acuerdo, incluso hojas de autodeclaración del trabajador, sin perjuicio de que la empresa pueda verificar que son ciertas. En la práctica, las opciones más fiables son:

• Fichar desde la web, en el ordenador de trabajo, con la cuenta personal del trabajador. Es la opción más natural para quien ya trabaja con ese equipo.
• Fichar desde una app en un móvil de empresa o, si el trabajador quiere, en el suyo.
• Registros automáticos (por ejemplo, inicio de sesión en sistemas de la empresa) solo como apoyo: no siempre reflejan bien el tiempo de trabajo y pueden suponer un control más intenso del necesario.

Sea cual sea la vía, el registro debe ser personal, hecho por el propio trabajador cuando empieza y cuando acaba, y no modificable después sin dejar rastro.

El móvil o el ordenador del trabajador

El artículo 17.2 de la Ley 10/2021 es claro: la empresa no puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad del trabajador, ni que los use para trabajar a distancia. Además, el artículo 11 obliga a la empresa a dotar de los medios necesarios para el trabajo a distancia.

Así que, si el sistema de fichaje requiere una app, debe instalarse en un dispositivo de la empresa o ser voluntario en el móvil personal, con una alternativa real (la web en el equipo de trabajo, por ejemplo). El artículo 17.3 pide además que la empresa fije criterios de uso de los dispositivos digitales, con participación de los representantes.

Ubicación en casa: no

La geolocalización solo es admisible con información previa y cuando tiene sentido para la finalidad (artículo 90 de la LOPDGDD). En teletrabajo, el lugar de trabajo es normalmente el domicilio, que ya figura en el acuerdo. Tomar la ubicación al fichar no añade nada al registro de jornada y sí expone un dato especialmente sensible. Lo razonable es desactivarla para quien teletrabaja. Más detalle en RGPD y fichaje.

Tampoco son adecuados para fichar los sistemas que vigilan de forma continua (capturas de pantalla, cámara encendida, registro de teclas). El artículo 17.1 de la Ley 10/2021 exige que los medios de control respeten la intimidad y la protección de datos, con criterios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad.

Desconexión digital

El artículo 18 de la Ley 10/2021, junto al artículo 88 de la LOPDGDD, reconoce el derecho a la desconexión digital fuera del horario de trabajo: a no responder correos, mensajes ni llamadas, con una limitación del uso de los medios tecnológicos de la empresa en los periodos de descanso. La empresa debe elaborar una política interna, previa audiencia de los representantes, que defina cómo se ejerce.

El registro ayuda a respetarlo: deja claro cuándo termina la jornada. Y el propio sistema de fichaje no debería convertirse en un canal de interrupciones: recordatorios solo en horario laboral.

Qué dejar escrito

• En el acuerdo de trabajo a distancia: horario, franjas de disponibilidad y cómo se registra la jornada.
• En el convenio o acuerdo de empresa, si regula el registro: si se registran pausas, cómo se computa la flexibilidad.
• En la información de protección de datos: qué datos se toman al fichar y que no se usa la ubicación.
• En la política de desconexión: horarios en los que no se envían comunicaciones.

Lo general de la obligación está en obligaciones del registro horario.

Cómo lo hace MiFicha

Con MiFicha quien teletrabaja ficha desde la web, en su equipo de trabajo, o desde la app si quiere usarla; la empresa no necesita imponer ninguna instalación en dispositivos personales. Se registran inicio, pausas y fin, y el trabajador ve su jornada y su resumen mensual. La geolocalización se puede dejar desactivada para los trabajadores a distancia. Los recordatorios de fichaje olvidado respetan el horario de cada persona. Las correcciones (por ejemplo, un fichaje olvidado) se piden desde la app o la web y quedan trazadas con la conformidad del trabajador. Cómo encaja todo esto con tu acuerdo de teletrabajo y tu convenio es una decisión de la empresa y, si hace falta, de su asesor laboral.