RGPD y fichaje: biometría, geolocalización y datos del trabajador

La base jurídica: una obligación legal

Registrar la jornada supone tratar datos personales: el nombre del trabajador, su DNI, a qué hora entra y sale, a veces desde dónde ficha. Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), todo tratamiento necesita una base jurídica, y aquí está clara: es el cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD), la del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Así lo entiende también la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en su guía sobre protección de datos en las relaciones laborales.

Consecuencias prácticas:

• No hace falta pedir el consentimiento del trabajador para registrar su jornada. Tampoco puede negarse a que se registre.
• Solo se pueden tratar los datos necesarios para esa finalidad (minimización). Usarlos para otra cosa, como evaluar el rendimiento, requeriría su propia base jurídica y su propia información.
• El sistema debe tener medidas de seguridad adecuadas: acceso restringido, registro de quién consulta qué, copias de seguridad.
• Si contratas un programa en la nube, el proveedor es tu encargado del tratamiento y necesitas un contrato con él.

Informar al trabajador

Aunque no se pida consentimiento, sí hay que informar (artículo 13 del RGPD) de forma clara y accesible, antes de empezar: quién es el responsable, para qué se usan los datos, la base jurídica, cuánto tiempo se conservan, quién puede acceder (representantes, Inspección, gestoría, proveedor), si se usa la ubicación y cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, etc. La falta de información fue la mayor de las multas en uno de los casos que vemos más abajo.

Si hay representantes legales, recuerda además que el sistema de registro se organiza mediante negociación o previa consulta con ellos (ver obligaciones del registro horario).

Biometría: mejor no

La Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos de la AEPD (noviembre de 2023) cambió el criterio que muchos aplicaban. Sus conclusiones principales:

• Los sistemas de huella, cara, iris o similares tratan datos de categoría especial (artículo 9 del RGPD), tanto si identifican como si solo autentican a la persona.
• Para usarlos en el registro de jornada se necesita una norma con rango de ley que lo autorice específicamente; la obligación genérica del artículo 34.9 no basta.
• El consentimiento no sirve en el ámbito laboral, por el desequilibrio entre empresa y trabajador.
• Antes de cualquier tratamiento biométrico es obligatoria una evaluación de impacto que supere el juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad.

Sanciones de la AEPD

La AEPD ha aplicado este criterio en procedimientos sancionadores. Dos ejemplos publicados en su web:

En ambos casos la AEPD dictó además órdenes para corregir la situación. Las cuantías dependen de cada caso; lo importante es el criterio: fichar con biometría hoy expone a la empresa a un riesgo alto sin una ventaja que no se pueda conseguir de otra forma. Alternativas en cómo elegir un lector de fichaje.

Geolocalización: con cautela

El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) permite a la empresa tratar datos de geolocalización para ejercer sus funciones de control, dentro de su marco legal, siempre que informe antes, de forma expresa, clara e inequívoca, a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia y características de estos dispositivos y sobre cómo ejercer sus derechos.

Para el registro de jornada, lo prudente es:

• no usar la ubicación si no aporta nada (en una oficina con terminal, no hace falta);
• si se usa, tomarla solo en el instante de fichar, no de forma continua;
• nunca seguir al trabajador fuera de su jornada, en sus pausas o en su domicilio;
• guardar solo lo necesario (por ejemplo, si estaba dentro del radio del centro) y durante el tiempo justo.

En la tramitación del real decreto de registro digital se planteó precisamente este punto: entre las aportaciones que resume el dictamen del Consejo de Estado figura la de limitar la geolocalización a los casos imprescindibles por la naturaleza de la actividad y al tiempo de trabajo efectivo. En teletrabajo hay razones adicionales para no usarla: lo vemos en teletrabajo y registro.

Cuánto tiempo se guardan

El Estatuto fija cuatro años. Pasado ese plazo, si no hay un motivo para conservarlos (un litigio o una inspección en curso), lo correcto es suprimirlos o bloquearlos según la normativa de protección de datos. Conservarlos indefinidamente «por si acaso» tampoco cumple el RGPD.

Quién puede ver los registros

• El trabajador, los suyos, en cualquier momento.
• Los representantes legales: el artículo 34.9 dice que los registros permanecen a su disposición. Conviene un acceso de consulta limitado y que quede constancia de cada acceso.
• La Inspección de Trabajo, cuando lo pida.
• Dentro de la empresa, solo quien lo necesite: recursos humanos, el encargado de su equipo, la gestoría.

Desconexión digital

El artículo 88 de la LOPDGDD reconoce el derecho a no responder comunicaciones fuera del tiempo de trabajo, y obliga a la empresa a elaborar una política interna, previa audiencia de los representantes. Aplicado al fichaje: los avisos y recordatorios de la app no deberían llegar fuera del horario, salvo que el propio trabajador los active.

Cómo lo hace MiFicha

MiFicha no usa biometría: se ficha con un QR dinámico del móvil, una tarjeta, un PIN o la web. La geolocalización es opcional: la activa la empresa, se toma solo en el momento de fichar, la app avisa al trabajador y nunca hay seguimiento continuo. Los representantes y la Inspección tienen accesos de solo lectura, y cada consulta queda registrada. Los datos se conservan cuatro años y después se suprimen automáticamente (salvo que la empresa indique un motivo para conservarlos). Los recordatorios respetan el horario. Para la empresa, MiFicha incluye modelos de texto de información al trabajador y de registro de actividades de tratamiento, y en la nube firmamos el contrato de encargado del tratamiento. Son modelos de partida: revísalos con tu asesor.