Horas extra y tiempo parcial: cómo registrarlas y totalizarlas

Qué son las horas extraordinarias

Según el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, son horas extraordinarias las que se trabajan por encima de la duración máxima de la jornada ordinaria. Esa jornada ordinaria es la que fije el convenio o el contrato, con el tope legal de 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual (artículo 34).

Por eso, para saber si hay horas extra primero hay que saber cuánto se ha trabajado de verdad. Si la jornada se distribuye de forma irregular o hay un horario flexible con cómputo semanal o mensual, el exceso de un día puede compensarse con otro más corto y no ser hora extra si, al final del periodo, se cumple la jornada pactada.

Límites

• Máximo 80 horas extra al año. Si por la modalidad o duración del contrato se trabaja una jornada anual inferior a la general de la empresa, el máximo se reduce en la misma proporción.
• No cuentan para ese máximo las horas extra compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes ni las trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes (que sí se compensan como horas extra).
• Son voluntarias, salvo que se hayan pactado en el convenio o en el contrato, dentro de los límites legales.
• No pueden hacerlas los trabajadores nocturnos ni los menores de 18 años, ni los trabajadores a tiempo parcial (salvo en el caso de siniestros).

Pagarlas o compensarlas

El convenio colectivo o, si no dice nada, el contrato individual decide si las horas extra se pagan (con un importe que nunca puede ser inferior al de la hora ordinaria) o se compensan con descanso retribuido equivalente. Si no hay pacto, la ley entiende que se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes.

En la nómina, las horas extra pagadas cotizan a la Seguridad Social con un tipo adicional propio, distinto según sean por fuerza mayor o no. Tu gestoría o tu programa de nóminas debe tenerlo en cuenta.

Cómo se registran

El artículo 35.5 del Estatuto tiene su propia regla, anterior al registro general de 2019: la jornada de cada trabajador se registra día a día, se totaliza en el periodo fijado para el pago del salario (normalmente el mes) y se entrega al trabajador copia del resumen en el recibo de salarios correspondiente.

Según el Ministerio de Trabajo y la Inspección, el registro diario del artículo 34.9 y el de horas extra son obligaciones distintas pero compatibles: el mismo registro de jornada sirve para las dos, siempre que, cuando haya horas extra, se cumplan también la totalización y la entrega del resumen.

Además, los representantes legales de los trabajadores tienen derecho a ser informados cada mes de las horas extra realizadas, cualquiera que sea su forma de compensación, recibiendo copia de esos resúmenes (disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995).

Tiempo parcial: registro diario y resumen mensual

Para los contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c del Estatuto fija reglas más exigentes:

• La jornada se registra día a día y se totaliza mensualmente.
• Con el recibo de salarios se entrega al trabajador una copia del resumen de todas las horas del mes, tanto las ordinarias como las complementarias.
• La empresa conserva esos resúmenes mensuales durante al menos cuatro años.
• Si no se cumplen estas obligaciones, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo que la empresa pruebe que el trabajo era realmente a tiempo parcial. Las consecuencias en salario y cotización pueden ser importantes.

Horas complementarias

Son la forma prevista para que una persona a tiempo parcial trabaje más horas de las de su contrato (artículo 12.5). Hay dos tipos:

En todo caso hay que respetar los límites de jornada y descanso, y las horas complementarias se pagan como ordinarias y cotizan. Todas aparecen en el resumen mensual.

Un ejemplo

Lucía tiene un contrato indefinido a tiempo parcial de 20 horas semanales, con un pacto de horas complementarias. En noviembre trabaja 80 horas ordinarias y 6 complementarias pactadas, avisadas con tres días de antelación. Su compañero Diego, a jornada completa, hace 5 horas extra un sábado para cerrar un pedido, que su convenio manda pagar.

Además, los representantes de la plantilla reciben cada mes la información de las horas extra de Diego.

Errores frecuentes

• Pagar «pluses» fijos en lugar de registrar y pagar las horas reales.
• Pedir horas extra a una persona a tiempo parcial en lugar de horas complementarias pactadas.
• No entregar el resumen mensual a quien trabaja a tiempo parcial: es la puerta a la presunción de jornada completa.
• Compensar con descanso pasados los cuatro meses y no contarlas para el límite de 80.

La Inspección de Trabajo revisa especialmente estos puntos; lo vemos en qué revisa la Inspección.

Cómo lo hace MiFicha

MiFicha calcula cada día lo trabajado frente al horario teórico y, al cerrar el mes, prepara un resumen mensual por trabajador con horas ordinarias, complementarias (a tiempo parcial), extraordinarias (separando las de fuerza mayor y las compensadas con descanso) y ausencias. El trabajador lo revisa y lo firma desde la app o la web; si no está conforme, su disconformidad queda anotada. El resumen se puede descargar en PDF para entregarlo con la nómina y, si la empresa usa MiFactu, las horas pasan al borrador de la nómina para revisarlas antes de confirmarla. Los límites y precios de cada convenio los decide la empresa o su gestoría: MiFicha no da asesoramiento laboral.