Registro horario obligatorio: qué exige la ley a la empresa

Qué dice la ley

Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas tienen que llevar un registro diario de la jornada de cada persona que trabaja para ellas. La obligación la introdujo el Real Decreto-ley 8/2019 en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que dice tres cosas:

• La empresa garantizará el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
• El registro se organiza y documenta mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, si no los hay, por decisión de la empresa previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
• La empresa conserva los registros durante cuatro años, y permanecen a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La Inspección de Trabajo lo dejó claro en su Criterio Técnico 101/2019: la palabra «garantizará» convierte el registro en un deber, no en una opción. Detrás está también la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18), que exige a los Estados un sistema objetivo, fiable y accesible para computar la jornada diaria de cada trabajador.

A quién afecta

A todas las empresas y a todos los trabajadores por cuenta ajena incluidos en el Estatuto de los Trabajadores, sea cual sea el tamaño de la empresa, el sector o la categoría profesional. Un autónomo con una sola persona contratada también está obligado.

Según la guía del Ministerio de Trabajo, la obligación alcanza también a quienes no trabajan en el centro de la empresa: comerciales, trabajadores «móviles», temporales, personas que trabajan a distancia o en teletrabajo. Que la jornada sea flexible o irregular no exime del registro; solo cambia cómo se interpreta (ver más abajo).

No están obligados, porque no son trabajadores por cuenta ajena del Estatuto, los socios trabajadores de cooperativas (que se rigen por sus normas internas) ni los autónomos respecto de su propio trabajo.

Qué hay que registrar

El mínimo legal es la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada día y de cada trabajador. Además, conviene registrar:

• Las pausas que no son tiempo de trabajo (la comida en jornada partida, por ejemplo). El Ministerio recomienda anotarlas porque, si no constan, se puede presumir que todo el tiempo entre la entrada y la salida fue trabajo efectivo. Si las pausas están fijadas de forma clara en el convenio o en el contrato, el registro puede no detallarlas.
• Las horas extraordinarias y las complementarias, que tienen sus propias reglas de totalización y entrega de resúmenes: lo explicamos en horas extra y tiempo parcial.
• Los desplazamientos: en viajes de trabajo se registra el tiempo de trabajo efectivo, no el tiempo de mera disponibilidad; el Ministerio aconseja dejar constancia de la separación entre ambos.

Cómo se organiza el registro

La ley no impone un sistema concreto. A noviembre de 2026 vale cualquier soporte, papel o digital, siempre que la información sea fiable, no se pueda modificar ni manipular a posteriori y permita rastrear lo registrado. Lo que sí impone es el procedimiento:

1. Si el convenio colectivo o un acuerdo de empresa regula el registro, se aplica lo que digan.
2. Si no, la empresa decide el sistema, pero después de consultar a los representantes legales de los trabajadores (comité o delegados). Consultar no significa llegar a un acuerdo, pero sí dar información, escuchar su opinión y responderla. La Inspección puede pedir las actas de esa consulta.
3. Si no hay representantes ni convenio que lo regule, la empresa organiza el registro directamente, cumpliendo los requisitos de la ley.

En cualquier caso, el registro es exigible aunque el convenio no diga nada. Y si el sistema usa dispositivos digitales, videovigilancia o geolocalización, hay que respetar la intimidad de los trabajadores (artículo 20 bis del Estatuto y la normativa de protección de datos): lo tratamos en RGPD y fichaje.

El Gobierno tramita un real decreto que concretaría estos requisitos y obligaría a que el registro sea digital. Todavía no está aprobado: lo seguimos en el real decreto de registro digital.

Conservación y acceso

Los registros se guardan cuatro años. Según el Ministerio y la Inspección, que estén «a disposición» significa que se puede acceder a ellos en cualquier momento en que los pidan los trabajadores, sus representantes o la Inspección, y que deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata. Así se evita que un registro se fabrique o se retoque después de pedirlo.

La ley no obliga a entregar a cada trabajador una copia de su registro diario (salvo que lo diga el convenio o se pacte), pero sí a facilitarle que lo consulte. Los representantes pueden conocer los registros de la plantilla. Distinto es el caso de las horas extra y del tiempo parcial, donde sí hay que entregar resúmenes.

Casos especiales

Jornada flexible o irregular

El registro no impide la flexibilidad. Si la jornada se distribuye de forma irregular o el trabajador tiene un horario flexible con un cómputo semanal o mensual, el registro diario se suma en ese periodo: un día largo compensado con otro corto no es una hora extra si al final del periodo se cumple la jornada pactada.

Errores frecuentes

• Hojas firmadas en bloque a final de mes, o con el horario teórico en lugar del real.
• Registros que la empresa puede editar sin dejar rastro.
• No haber consultado a los representantes antes de implantar el sistema.
• Guardar los registros fuera del centro sin acceso inmediato.
• Borrar los datos antes de los cuatro años o conservarlos indefinidamente sin motivo.

Cómo lo hace MiFicha

MiFicha registra cada entrada, salida y pausa con la hora del servidor y la guarda de forma inmutable: cada marcaje se encadena con el anterior mediante una huella, de modo que cualquier alteración se detecta. Los errores no se borran: se corrigen con un nuevo apunte que indica el motivo, quién lo pide y la conformidad del trabajador. Cada trabajador puede consultar sus registros; los representantes y la Inspección pueden tener un acceso de solo lectura, con constancia de cada consulta. Los datos se conservan cuatro años y se pueden exportar en cualquier momento, también si dejas de usar MiFicha. Lo que no hace MiFicha es sustituir la consulta a los representantes ni el asesoramiento laboral: esa parte sigue siendo de la empresa o de su gestoría.