Cómo elegir un sistema o lector de fichaje para tu empresa

Lo que tiene que garantizar cualquier sistema

La ley no obliga a usar un aparato concreto. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide un registro diario con la hora de inicio y fin de cada jornada, y el Ministerio de Trabajo aclara que vale cualquier sistema que dé información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ni por la empresa ni por el trabajador. El real decreto que tramita el Gobierno, todavía sin aprobar, iría más allá y exigiría un registro digital y personal (lo explicamos en el real decreto de registro digital).

Así que al elegir no se trata solo del lector: importa igual o más el programa que recibe los fichajes, los guarda y permite consultarlos. Un buen lector conectado a una hoja de cálculo editable no da un registro fiable.

Las opciones, una a una

Se pueden combinar: muchas empresas usan un terminal en la entrada para la plantilla del centro y la app para quien trabaja fuera.

Por qué no la huella ni la cara

Durante años los terminales de huella fueron lo más habitual. Hoy no es recomendable. En su Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre de 2023), la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) considera que:

• los datos biométricos usados para fichar, ya sea para identificar o para autenticar, son datos de categoría especial y de alto riesgo;
• para tratarlos en el registro de jornada hace falta una norma con rango de ley que lo autorice específicamente, y hoy no la hay;
• el consentimiento del trabajador no sirve, por el desequilibrio entre empresa y trabajador;
• en todo caso habría que hacer antes una evaluación de impacto que demuestre que es necesario y proporcionado, algo difícil cuando hay alternativas menos intrusivas.

La AEPD ya ha sancionado a empresas por fichar con huella o con reconocimiento facial, con multas de cientos de miles de euros. Lo explicamos en RGPD y fichaje. Si ya tienes un terminal biométrico, mira si admite tarjeta o PIN y borra las plantillas biométricas.

Desbloquear el propio móvil con la huella o la cara del trabajador es otra cosa: ese dato no sale del teléfono y la empresa no lo trata.

Fiabilidad y antifraude

El fraude más habitual es que alguien fiche por otro. Sin biometría se puede evitar razonablemente:

• Códigos que caducan: un QR en el móvil que cambia cada pocos segundos y está firmado por el dispositivo no se puede copiar con una captura de pantalla.
• Un dispositivo por persona, revocable si se pierde.
• PIN junto a la tarjeta en los terminales con teclado.
• La hora la pone el servidor, no el aparato, y si el fichaje llega tarde queda marcado como diferido con su hora original.
• Registros que no se pueden editar: las correcciones se añaden con su motivo, sin borrar lo anterior.

Si se cae la conexión

Pregunta qué pasa sin internet. Un buen sistema guarda los fichajes en el terminal o en el dispositivo y los envía al volver la conexión, conservando la hora real de lectura y señalando que se recibieron más tarde. Si el sistema simplemente deja de funcionar, la gente acabará apuntando en un papel, y el registro pierde fiabilidad.

Integración con tus herramientas

• Lectores que ya tienes: comprueba si el sistema acepta lecturas de cualquier lector (por API, por un programa intermedio o leyendo el texto que envía) y si puede adaptar el formato de tus tarjetas.
• Nóminas: que las horas del mes (ordinarias, extra, complementarias, ausencias) lleguen a la nómina sin teclearlas otra vez.
• Exportación: que puedas sacar tus datos en formatos abiertos cuando quieras, también si cambias de proveedor.

Coste

Suma el aparato, la instalación, la cuota del programa y el tiempo de gestión. Un lector USB o una tablet cuestan poco; un terminal industrial, más. Muchas veces lo más barato es aprovechar el móvil o los lectores que ya hay, siempre que exista una alternativa para quien no quiera usar su teléfono.

Lista para decidir

• ¿Cada persona ficha por sí misma y otra no puede hacerlo por ella con facilidad?
• ¿Funciona sin biometría?
• ¿Sigue registrando si se cae internet?
• ¿Los registros son inalterables y las correcciones dejan rastro?
• ¿El trabajador puede consultar sus registros, y los representantes y la Inspección acceder cuando lo pidan?
• ¿Los datos se conservan cuatro años y se pueden exportar?
• ¿Hay alternativa para quien no quiera usar su móvil personal?
• ¿La ubicación es opcional y solo en el momento de fichar?
• ¿Encaja con tu nómina y con los lectores que ya tienes?

Cómo lo hace MiFicha

Con MiFicha se puede fichar desde la app (botón o un QR dinámico que cambia cada 15 segundos y funciona sin cobertura), desde la web, con una tablet en la entrada, con lectores USB o serie, con Android con lector integrado, con terminales ZKTeco configurados con tarjeta o PIN, o con tu propio lector a través de su API y su agente. Para quien no tiene o no quiere usar el móvil hay tarjetas QR imprimibles y PIN. No usa biometría. Los terminales guardan los fichajes si se corta la conexión y los envían después con su hora real. Antes de comprar nada, puedes probar tu lector en el panel y ver qué texto envía y a quién correspondería.