Inspección de Trabajo y registro horario: qué revisa y sanciones

Cómo actúa la Inspección

El tiempo de trabajo es uno de los asuntos que más revisa la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y el registro de jornada es su herramienta principal para comprobarlo. Una actuación puede empezar por varias vías:

• una denuncia de un trabajador o de sus representantes;
• una campaña planificada sobre horas extra, tiempo parcial o un sector concreto;
• la comprobación de otros asuntos (un accidente, una reclamación de cotizaciones) en la que aparece el registro.

La Inspección puede presentarse en el centro de trabajo sin avisar o enviar un requerimiento para que la empresa aporte documentación o comparezca en sus oficinas.

Qué suelen pedir

Según el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección, que sigue siendo su referencia publicada sobre registro de jornada, los registros tienen que estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata. En una visita, el inspector puede pedir:

• los registros diarios del periodo que le interese, impresos o descargados en un formato legible y tratable si el sistema es electrónico;
• los originales o copias, si el registro es en papel; incluso puede retener el original como medida cautelar si observa incoherencias;
• la documentación de cómo se organizó el registro: el convenio o acuerdo que lo regula o, en su defecto, la prueba de la consulta a los representantes (por ejemplo, las actas de las reuniones);
• los resúmenes de horas extra entregados con las nóminas y la información mensual dada a los representantes;
• los resúmenes mensuales de los contratos a tiempo parcial;
• el calendario laboral, los horarios, los contratos y las nóminas, para contrastarlos con lo registrado.

Qué comprueba

No basta con tener un registro. La Inspección mira si es fiable y si refleja la jornada real. Algunas señales que llaman la atención:

• horarios idénticos todos los días, al minuto, o que coinciden siempre con el teórico;
• registros firmados en bloque, rellenados después o que la empresa puede modificar sin dejar rastro;
• jornadas registradas que no cuadran con lo que se ve en la visita o con lo que declaran los trabajadores;
• excesos de jornada sin horas extra en nómina, o descansos entre jornadas inferiores a 12 horas;
• contratos a tiempo parcial con más horas de las pactadas y sin horas complementarias.

Sanciones

El artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo. Las multas por infracciones graves están en el artículo 40.1.b:

El grado se decide según los criterios del artículo 39 de la LISOS: la negligencia o intencionalidad, el incumplimiento de advertencias o requerimientos previos de la Inspección, la cifra de negocios, el número de trabajadores afectados o el perjuicio causado, entre otros. La reincidencia puede elevar la sanción.

¿Multa por cada trabajador? Hoy no: para esta infracción la LISOS no prevé una multa por cada persona afectada, aunque el número de afectados cuenta para graduarla. El proyecto de ley de reducción de jornada planteaba sanciones por trabajador, pero el Congreso lo rechazó el 10 de septiembre de 2025, y el real decreto de registro digital que tramita el Gobierno no puede cambiar las sanciones, porque eso requiere una ley. Lo seguimos en el real decreto de registro digital.

Otras consecuencias

La multa no suele ser lo más caro. Un registro deficiente puede llevar a:

• que se presuma a jornada completa un contrato a tiempo parcial sin registro, con las diferencias de salario y cotización correspondientes;
• actas de liquidación de cuotas por horas extra no declaradas;
• más dificultades para defenderse si un trabajador reclama horas extra ante el juzgado, porque el registro es la prueba principal de las horas trabajadas;
• otras infracciones por superar los límites de jornada, horas extra o descansos.

Requerimiento o sanción

El Criterio Técnico 101/2019 recuerda que el registro «no constituye un fin en sí mismo», sino un medio para controlar el tiempo de trabajo. Por eso, si el inspector tiene certeza de que se cumplen las normas de jornada o de que no se hacen horas extra, puede optar por un requerimiento para implantar el registro en lugar de iniciar un procedimiento sancionador. Es una facultad del inspector en cada caso, no un derecho de la empresa. También valorará si la empresa intentó negociar o consultar el sistema de buena fe.

Buenas prácticas

1. Que fiche la persona, cuando empieza y cuando acaba, no un encargado a final de mes.
2. Correcciones con rastro: motivo, quién la hace y conformidad del trabajador. Nunca borrar.
3. Documenta la consulta a los representantes o el acuerdo que regula el sistema.
4. Revisa cada mes las incidencias: fichajes olvidados, excesos, descansos cortos.
5. Entrega los resúmenes de horas extra y de tiempo parcial con la nómina.
6. Ten preparado el acceso: que puedas mostrar o exportar los registros de cualquier periodo de los últimos cuatro años en minutos.

Lo básico de la obligación lo resumimos en obligaciones del registro horario.

Cómo lo hace MiFicha

En MiFicha puedes crear un enlace de acceso para la Inspección, de solo lectura, limitado a los centros y al periodo que elijas y con fecha de caducidad; cada consulta y cada exportación quedan anotadas. Los registros se exportan en PDF y CSV firmados, por trabajador o por periodo, y un indicador comprueba que la cadena de marcajes está íntegra. Las correcciones conservan el apunte original, el motivo y la conformidad del trabajador. El panel señala las incidencias del día (fichajes sin salida, solapes, descansos de menos de 12 horas) para resolverlas antes de cerrar el mes. Todo ello ayuda a demostrar el cumplimiento, pero la responsabilidad ante la Inspección sigue siendo de la empresa, y MiFicha no ofrece asesoramiento legal.