Rexistro horario obrigatorio: que lle esixe a lei á empresa

Que di a lei

Desde o 12 de maio de 2019 todas as empresas teñen que levar un rexistro diario da xornada de cada persoa que traballa para elas. A obriga introduciuna o Real decreto lei 8/2019 no artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores, que di tres cousas:

• A empresa garantirá o rexistro diario de xornada, que debe incluír o horario concreto de inicio e finalización da xornada de cada persoa traballadora, sen prexuízo da flexibilidade horaria.
• O rexistro organízase e documéntase mediante negociación colectiva ou acordo de empresa ou, se non os hai, por decisión da empresa logo de consultar os representantes legais do persoal.
• A empresa conserva os rexistros durante catro anos, e permanecen á disposición das persoas traballadoras, dos seus representantes legais e da Inspección de Traballo e Seguridade Social.

A Inspección de Traballo deixouno claro no seu Criterio técnico 101/2019: a palabra «garantizará» converte o rexistro nun deber, non nunha opción. Detrás está tamén a sentenza do Tribunal de Xustiza da Unión Europea do 14 de maio de 2019 (asunto C-55/18), que lles esixe aos Estados un sistema obxectivo, fiable e accesible para computar a xornada diaria de cada persoa.

A quen afecta

A todas as empresas e a todo o persoal por conta allea incluído no Estatuto dos traballadores, sexa cal sexa o tamaño da empresa, o sector ou a categoría profesional. Un autónomo cunha soa persoa contratada tamén está obrigado.

Segundo a guía do Ministerio de Traballo, a obriga alcanza tamén a quen non traballa no centro da empresa: comerciais, persoal «móbil», temporal, persoas que traballan a distancia ou en teletraballo. Que a xornada sexa flexible ou irregular non exime do rexistro; só cambia como se interpreta (explícase máis abaixo).

Non están obrigados, porque non son persoal por conta allea do Estatuto, os socios traballadores das cooperativas (que se rexen polas súas normas internas) nin os autónomos respecto do seu propio traballo.

Que hai que rexistrar

O mínimo legal é a hora de inicio e a hora de fin da xornada de cada día e de cada persoa. Ademais, convén rexistrar:

• As pausas que non son tempo de traballo (a comida en xornada partida, por exemplo). O Ministerio recomenda anotalas porque, se non constan, pódese presumir que todo o tempo entre a entrada e a saída foi traballo efectivo. Se as pausas están fixadas de forma clara no convenio ou no contrato, o rexistro pode non detallalas.
• As horas extraordinarias e as complementarias, que teñen as súas propias regras de totalización e entrega de resumos: explicámolo en horas extra e tempo parcial.
• Os desprazamentos: nas viaxes de traballo rexístrase o tempo de traballo efectivo, non o tempo de mera dispoñibilidade; o Ministerio aconsella deixar constancia da separación entre ambos.

Como se organiza o rexistro

A lei non impón un sistema concreto. A novembro de 2026 vale calquera soporte, papel ou dixital, sempre que a información sexa fiable, non se poida modificar nin manipular a posteriori e permita rastrexar o rexistrado. O que si impón é o procedemento:

1. Se o convenio colectivo ou un acordo de empresa regula o rexistro, aplícase o que digan.
2. Se non, a empresa decide o sistema, pero despois de consultar os representantes legais do persoal (comité ou delegados). Consultar non significa chegar a un acordo, pero si dar información, escoitar a súa opinión e respondela. A Inspección pode pedir as actas desa consulta.
3. Se non hai representantes nin convenio que o regule, a empresa organiza o rexistro directamente, cumprindo os requisitos da lei.

En calquera caso, o rexistro é esixible aínda que o convenio non diga nada. E se o sistema usa dispositivos dixitais, videovixilancia ou xeolocalización, hai que respectar a intimidade das persoas traballadoras (artigo 20 bis do Estatuto e normativa de protección de datos): tratámolo en RGPD e fichaxe.

O Goberno tramita un real decreto que concretaría estes requisitos e obrigaría a que o rexistro sexa dixital. Aínda non está aprobado: seguímolo en o real decreto de rexistro dixital.

Conservación e acceso

Os rexistros gárdanse catro anos. Segundo o Ministerio e a Inspección, que estean «á disposición» significa que se pode acceder a eles en calquera momento en que os pidan as persoas traballadoras, os seus representantes ou a Inspección, e que deben estar no centro de traballo ou ser accesibles desde el de forma inmediata. Así evítase que un rexistro se fabrique ou se retoque despois de pedilo.

A lei non obriga a entregarlle a cada persoa unha copia do seu rexistro diario (agás que o diga o convenio ou se pacte), pero si a facilitar que o consulte. Os representantes poden coñecer os rexistros do cadro de persoal. Distinto é o caso das horas extra e do tempo parcial, onde si hai que entregar resumos.

Casos especiais

Xornada flexible ou irregular

O rexistro non impide a flexibilidade. Se a xornada se distribúe de forma irregular ou a persoa ten un horario flexible cun cómputo semanal ou mensual, o rexistro diario súmase nese período: un día longo compensado con outro curto non é unha hora extra se ao final do período se cumpre a xornada pactada.

Erros frecuentes

• Follas asinadas en bloque a fin de mes, ou co horario teórico en lugar do real.
• Rexistros que a empresa pode editar sen deixar rastro.
• Non consultar os representantes antes de implantar o sistema.
• Gardar os rexistros fóra do centro sen acceso inmediato.
• Borrar os datos antes dos catro anos ou conservalos indefinidamente sen motivo.

Como o fai MiFicha

MiFicha rexistra cada entrada, saída e pausa coa hora do servidor e gárdaa de forma inmutable: cada marcaxe encadéase coa anterior mediante unha pegada, de xeito que calquera alteración se detecta. Os erros non se borran: corríxense cun novo apuntamento que indica o motivo, quen o pide e a conformidade da persoa traballadora. Cada persoa pode consultar os seus rexistros; os representantes e a Inspección poden ter un acceso de só lectura, con constancia de cada consulta. Os datos consérvanse catro anos e pódense exportar en calquera momento, tamén se deixas de usar MiFicha. O que non fai MiFicha é substituír a consulta aos representantes nin o asesoramento laboral: esa parte segue a ser da empresa ou da súa xestoría.