Inspección de Traballo e rexistro horario: que revisa e sancións

Como actúa a Inspección

O tempo de traballo é un dos asuntos que máis revisa a Inspección de Traballo e Seguridade Social, e o rexistro de xornada é a súa ferramenta principal para comprobalo. Unha actuación pode comezar por varias vías:

• unha denuncia dunha persoa traballadora ou dos seus representantes;
• unha campaña planificada sobre horas extra, tempo parcial ou un sector concreto;
• a comprobación doutros asuntos (un accidente, unha reclamación de cotizacións) na que aparece o rexistro.

A Inspección pode presentarse no centro de traballo sen avisar ou enviar un requirimento para que a empresa achegue documentación ou compareza nas súas oficinas.

Que adoitan pedir

Segundo o Criterio técnico 101/2019 da Inspección, que segue a ser a súa referencia publicada sobre rexistro de xornada, os rexistros teñen que estar no centro de traballo ou ser accesibles desde el de forma inmediata. Nunha visita, a inspectora ou o inspector pode pedir:

• os rexistros diarios do período que lle interese, impresos ou descargados nun formato lexible e tratable se o sistema é electrónico;
• os orixinais ou copias, se o rexistro é en papel; mesmo pode reter o orixinal como medida cautelar se observa incoherencias;
• a documentación de como se organizou o rexistro: o convenio ou acordo que o regula ou, na súa falta, a proba da consulta aos representantes (por exemplo, as actas das reunións);
• os resumos de horas extra entregados coas nóminas e a información mensual dada aos representantes;
• os resumos mensuais dos contratos a tempo parcial;
• o calendario laboral, os horarios, os contratos e as nóminas, para contrastalos co rexistrado.

Que comproba

Non abonda con ter un rexistro. A Inspección mira se é fiable e se reflicte a xornada real. Algúns sinais que chaman a atención:

• horarios idénticos todos os días, ao minuto, ou que coinciden sempre co teórico;
• rexistros asinados en bloque, enchidos despois ou que a empresa pode modificar sen deixar rastro;
• xornadas rexistradas que non cadran co que se ve na visita ou co que declara o persoal;
• excesos de xornada sen horas extra na nómina, ou descansos entre xornadas inferiores a 12 horas;
• contratos a tempo parcial con máis horas das pactadas e sen horas complementarias.

Sancións

O artigo 7.5 da Lei sobre infraccións e sancións na orde social (LISOS) cualifica como infracción grave a transgresión das normas e límites legais ou pactados en materia de xornada, traballo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacacións, permisos, rexistro de xornada e, en xeral, tempo de traballo. As multas por infraccións graves están no artigo 40.1.b:

O grao decídese segundo os criterios do artigo 39 da LISOS: a neglixencia ou intencionalidade, o incumprimento de advertencias ou requirimentos previos da Inspección, a cifra de negocios, o número de persoas afectadas ou o prexuízo causado, entre outros. A reincidencia pode elevar a sanción.

Multa por cada persoa traballadora? Hoxe non: para esta infracción a LISOS non prevé unha multa por cada persoa afectada, aínda que o número de afectados conta para graduala. O proxecto de lei de redución de xornada formulaba sancións por traballador, pero o Congreso rexeitouno o 10 de setembro de 2025, e o real decreto de rexistro dixital que tramita o Goberno non pode cambiar as sancións, porque iso require unha lei. Seguímolo en o real decreto de rexistro dixital.

Outras consecuencias

A multa non adoita ser o máis caro. Un rexistro deficiente pode levar a:

• que se presuma a xornada completa un contrato a tempo parcial sen rexistro, coas diferenzas de salario e cotización correspondentes;
• actas de liquidación de cotas por horas extra non declaradas;
• máis dificultades para defenderse se unha persoa reclama horas extra no xulgado, porque o rexistro é a proba principal das horas traballadas;
• outras infraccións por superar os límites de xornada, horas extra ou descansos.

Requirimento ou sanción

O Criterio técnico 101/2019 lembra que o rexistro «no constituye un fin en sí mismo», senón un medio para controlar o tempo de traballo. Por iso, se quen inspecciona ten a certeza de que se cumpren as normas de xornada ou de que non se fan horas extra, pode optar por un requirimento para implantar o rexistro en lugar de iniciar un procedemento sancionador. É unha facultade da Inspección en cada caso, non un dereito da empresa. Tamén valorará se a empresa intentou negociar ou consultar o sistema de boa fe.

Boas prácticas

1. Que fiche a persoa, cando empeza e cando remata, non un encargado a fin de mes.
2. Correccións con rastro: motivo, quen a fai e conformidade da persoa traballadora. Nunca borrar.
3. Documenta a consulta aos representantes ou o acordo que regula o sistema.
4. Revisa cada mes as incidencias: fichaxes esquecidas, excesos, descansos curtos.
5. Entrega os resumos de horas extra e de tempo parcial coa nómina.
6. Ten preparado o acceso: que poidas amosar ou exportar os rexistros de calquera período dos últimos catro anos en minutos.

O básico da obriga resumímolo en obrigas do rexistro horario.

Como o fai MiFicha

En MiFicha podes crear unha ligazón de acceso para a Inspección, de só lectura, limitada aos centros e ao período que escollas e con data de caducidade; cada consulta e cada exportación quedan anotadas. Os rexistros expórtanse en PDF e CSV asinados, por persoa ou por período, e un indicador comproba que a cadea de marcaxes está íntegra. As correccións conservan o apuntamento orixinal, o motivo e a conformidade da persoa traballadora. O panel sinala as incidencias do día (fichaxes sen saída, solapamentos, descansos de menos de 12 horas) para resolvelas antes de pechar o mes. Todo isto axuda a demostrar o cumprimento, pero a responsabilidade ante a Inspección segue a ser da empresa, e MiFicha non ofrece asesoramento legal.